(প্রিয়.কম) বর্তমান সময় ইমেইল আমাদের পেশাদার জীবনে প্রায় অবিচ্ছেদ্য অংশ হয়ে গেছে। বিশ্বব্যাপী অফিসিয়াল যোগাযোগের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপুর্ন টুল হলো এই ইমেইল। এবং অন্যান্য বিষয়গুলোর মতো এখানেও কিছু করণীয় এবং বর্জনীয় বিষয় রয়েছে। 

আর এখানে এমন ১০টি ইমেইল অভ্যাসের কথা বলা হয়েছে যেগুলো এখনই আপনার ত্যাগ করা উচিত-

  • জরুরি নয় এমন ইমেল 'জরুরি' হিসেবে পাঠানো
  • আপনার কীবোর্ডের ক্যাপস লক অফ রাখুন। 
  • ইমেইল যেকোনো ফন্টে না লিখে সবচেয়ে ভালো অভ্যাস হলো অ্যারিয়াল, ক্যালিবারি অথবা টাইমস নিউ রোমান ফন্টে লেখা এবং অবশ্যই কালো রংয়ের ফন্ট হওয়া বাঞ্ছনীয়।
  • ‘যদি আপনি একটি গ্রুপের পাঠানো একটি ইমেলের প্রতি রেসপন্ড করেন, আর 'রিপ্লাই অল' ক্লিক করবেন তখনই যদি আপনার উত্তরটি অবশ্যই প্রত্যেকের জন্য পাওয়া আবশ্যক হয়ে থাকে।’
  • কাউকে মেইলের সিসি(cc) তে রাখার আগে দেখে নিনি ওই ইমেইল চেইনে ওই ব্যক্তির থাকার প্রয়োজন আছে কিনা
  • কর্মক্ষেত্রের ইমেল এর ক্ষেত্রে স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া প্রয়োজন। প্রাপককে কোন একটি ক্লু দিন যা পড়ে তিনি দ্রুত পড়তে পারেন এবং সহজে উত্তর দিতে পারেন। 
  • বেশিরভাগ মানুষ তাড়াতাড়ি তার স্মার্টফোন দিয়েই ইমেইল উত্তর করে থাকেন, কিন্তু পেশাগত ইমেইল মোবাইল থেকে পাঠানো একেবারেই উচিত নয় কারণ এতে করে টাইপিং ভুল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। এবং ইমেইল পাঠানোর আগে অবশ্যই আরেকবার ভালো করে চেক করে পাঠানো উচিত। 
  • ২৪ ঘন্টার যেকোনো সময় ইমেইল পাঠিয়ে দেওয়া উচিত নয়। সবচেয়ে ভালো হয় ইমেইল যেকোনো সময়ে লিখে ড্রাফটে সেভ করে রেখে প্রাতিষ্ঠানিক কাজের সময়ের মধ্যেই পাঠানো উচিত। 

সূত্র: গ্যাজেট নাউ

প্রিয় টেক/কামরুল